Контрольная на тему Международные письма Докладные записки

Автор: Татьяна

Тип работы: Контрольная

Предмет: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Страниц: 22

Год сдачи: 2011

ВУЗ, город: ИГТА

Выдержка

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п. В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг. В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов, используется специальный бланк для писем . В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: “дата”, “номер (индекс)”, “ссылка на номер и дату входящего документа”, если письмо является ответом; “заголовок”, изложенный одной фразой. На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита “адресат” (получателя письма): фирма; структурное подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: “В связи с тем, что при получении груза на станции “Марк” 26.01.95 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ..... была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.95 № 247)...”. Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: “На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”. В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста. Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

Содержание

1.Международные письма………………………………………………..2 Докладные записки 5 Резюме 6 Образец личного заявления 6 Образец приказа по личному составу 8 Образец приказа по основной деятельности 9 Образец инициативного коммерческого письма 11 Образец ответного коммерческого письма 12 Образец докладной записки 13 Образец объяснительной записки 14 Образец резюме 15 2.Раскройте гриф герб. Покажите как правильно он оформляется…..16 3.Составьте акт приема некачественного товара……………………...18 Список используемой литературы: 22

Литература

1. Басаков.М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 473с. 2. Теплицкая.Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 181с. 3. Анодина.Н.Н. Деловое письмо. М: Омега-Л, 2007г., 103с. 4. Стенюков М.В. “Документы. Делопроизводство.” - М. “Приор”, 1997. - 144 с.